AIM Italy S.r.l. (di seguito, il “Titolare” o “AIM“), in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 13 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito, il “Codice privacy“), nonché dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito, il “Regolamento privacy“), e successive modificazioni ed integrazioni, raccoglie e successivamente tratta dati personali1 dei partecipanti (di seguito, l'”Interessato*) – anche in qualità di docenti o discenti – al congresso e/o altro evento di carattere scientifico o formativo (di seguito, l’ “Evento“).
1. Finalità e modalità del trattamento.
I dati personali dell’Interessato sono trattati nell’ambito dell’attività commerciale di AIM, per il perseguimento delle seguenti finalità:
1. iscrizione e relativa partecipazione dell’Interessato all’Evento;
2. adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi alla citata partecipazione;
3. adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (ad esempio, in caso di accreditamento ai fini dell’Educazione Continua in Medicina);
4. invio gratuito di documentazione afferente l’Evento;
5. utilizzare l’immagine e/o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento, all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento;
6. invio della documentazione AIM per aggiornare l’Interessato su tutti gli altri futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore).
Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare del trattamento, da parte di soggetti specificamente incaricati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 30 del Codice privacy e degli artt. 28 e 29 del Regolamento privacy, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.
Fermo restando quanto previsto dalla legge, i dati personali saranno conservati per un periodo determinato in base a criteri fondati sulla natura e sulla durata dell’Evento, nonché sulle ulteriori esigenze dell’Interessato.
2. Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto, consenso dell’Interessato.
Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1, 2, 3, 4, 5 e 6, il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per l’iscrizione e la relativa partecipazione all’Evento, nonché per la ricezione della documentazione AIM su tutti i futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse; infatti, il mancato conferimento determina l’impossibilità di iscrivere l’Interessato all’Evento e coinvolgerlo in ogni iniziativa partecipativa del medesimo, nonché in tutti i futuri progetti, iniziative ed eventi promosi da AIM nell’ambito della stessa area di interesse, pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è l’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento privacy.
3. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione
In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strattamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato saranno comunicati in Italia, all’interno o all’esterno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:
(i) all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta:
(ii) agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti la quota di iscrizione all’Evento;
(iii) alle strutture e/o società esterne di cui AIM si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento (ad esempio, per i servizi stampa, per l’elaborazione dati e la consulenza informatica, per attività promozionali da parte di società partecipanti all’Evento, per la spedizione dei programmi congressuali, per l’accreditamento delle attività formative, per la sistemazione alberghiera, ecc);
(iv) ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del Trattamento;
(vi) tenuto conto dell’appartenenza di AIM ad un Gruppo internazionale, a società controllanti, controllate o collegate, per finalità amministrativo-contabili.
I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del Codice privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito da AIM.
Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e dei correlati trattamenti, nei casi in cui esso è richiesto ai sensi del Codice privacy, non potrebbero essere eseguite quelle operazioni che richiedono tali comunicazioni, con le conseguenze che sono note all’Interessato.
Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione delle rispettive sedi, è sempre disponibile presso la sede legale di AIM.
Come detto, l’immagine o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento, potranno essere diffusi all’interno dei video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento.
Qualora ciò fosse necessario per lo svolgimento del contratto, i dati personali dell’Interessato potranno essere trasferiti verso paesi appartenenti alla UE e/o verso paesi non appartenenti alla UE, nel pieno rispetto di quanto previsto dal Codice privacy, dal Regolamento privacy, dai provvedimenti e dalle decisioni del garante privacy in materia, nonché della normativa comunitaria. In particolare, ove necessario, AIM si impegna a rispettare le disposizioni previste, rispettivamente dalle decisioni 2001/497/CE, 2004/915/CE e 2010/87/EU (a seconda del caso di specie), le quali impongono la sottoscrizione di c.d. “clausole contrattuali tipo” tra i soggetti giuridici coinvolti nel trattamento di dati extra UE.
4. Diritti dell’Interessato
L’art. 7 del Codice privacy e gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:
• la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
• l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare;
• l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
L’Interessato ha inoltre il diritto:
• di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento privacy.
Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui all’art. 7 del Codice privacy e gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy, il medesimo può rivolgersi ai seguenti recapiti del Titolare del trattamento
AIM Italy S.r.l.
Viale Enrico Forlanini, 23
20134 Milano
Telefono +39 02 56601.1
Email: milan@aimgroup.eu
5. Durata del Trattamento
Fatti salvi gli obblighi di legge ed eccezion fatta per la ricezione, da parte di AIM, di aggiornamenti su tutti gli altri progetti, iniziative ed eventi futuri promossi dalla medesima, i dati personali degli Interessati saranno conservati per la sola durata dell’Evento. In ogni caso, il trattamento avrà una durata non superiore a 5 anni dalla data di fornitura dei predetti aggiornamenti, se gli Utenti non ne avranno richiesto antecedentemente la cancellazione. Nonostante quanto precede, AIM potrà conservare taluni dati personali degli interessati anche dopo la cessazione del trattamento e ciò esclusivamente per difendere o far valere un proprio diritto ovvero nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziale o amministrativa.
1 Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento privacy, per “dato personale” si intende “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato“); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale e sociale”.
